Handhaving van de Maximum Aantal Extensies

En een verbeterde 1:8 belverhouding voor grotere licenties

Veel klanten en partners vragen hoe 3CX de nieuwe maximale extensielimieten zal handhaven zoals beschreven in het vorige blog. In dit blog leggen we uit welke richting we opgaan en wat we de komende maanden van plan zijn.

Ter herinnering:

• We hebben altijd redelijke extensieaantallen per simultane gesprekken gepubliceerd – eerder was dat 3-4 keer het aantal gelijktijdige gesprekken zoals vermeld op onze prijslijst. De overgrote meerderheid van onze klanten bleef binnen dat bereik.
• De nieuwe maximale aantallen liggen tussen 5 en 8 keer het aantal gelijktijdige gesprekken – bijna een verdubbeling van de eerdere richtlijn.
• De beperking treft slechts ongeveer 15% van onze klanten. Door deze groep in lijn te brengen, voorkomen we prijsstijgingen voor iedereen.
• Systeem-mailboxen tellen niet mee in het totaal.
• Alle verwijzingen naar de maximumlimiet zijn uitsluitend informatief tot ten minste 1 april 2026.

Gebruik van voicemailboxen

Sommige klanten gebruiken extensies als voicemailboxen voor wachtrijen, waardoor het aantal gebruikers kunstmatig stijgt. In toekomstige updates zullen de mogelijkheden van systeem-voicemailboxen – met name voor wachtrijen – worden verbeterd.

Je zult kunnen instellen:

• Aangepaste berichten voor een wachtrij-voicemailbox
• E-mailadressen buiten het systeem (bijv. een gedeelde mailbox in Microsoft 365)
• Notificatie-adressen buiten het systeem

Dankzij deze aanpassingen hoef je geen ‘dummy-extensies’ meer te gebruiken voor speciale voicemailconfiguraties. Dat verlaagt niet alleen het aantal extensies in het systeem, maar vermindert ook het beheer.

MS 365 SYNC ondersteuning voor afdelingen

Grotere Microsoft 365-omgevingen hebben extra werk om extensies te verwijderen die geen 3CX-extensie nodig hebben. Binnenkort kun je bepalen welke afdelingen worden gesynchroniseerd en welke niet, zodat enkel medewerkers die een extensie nodig hebben er ook één krijgen.

Call-scripts

• We blijven het 3CX-forum volgen voor situaties waarin extra extensies overbodig zijn, en zullen waar mogelijk functies toevoegen of voorbeeld-call scripts aanbieden om het beheer te vereenvoudigen en het aantal extensies te beperken.
• Sommige systemen hebben gebruikers die profiteren van caller ID rewriting of de statussen in 3CX. Voor ons tellen deze als 3CX-gebruikers, ook al is er geen SIP-toestel verbonden. Gebruik call-scripts om het aantal gebruikers te verminderen en binnen de toegestane licentielimiet te blijven.

Wat gaan we communiceren?

Vanaf Update 8 toont 3CX het aantal gebruikers in het systeem en verschijnt een info-melding wanneer de limiet wordt overschreden. Zo kun je ongebruikte gebruikers en extensies eenvoudig opsporen en verwijderen.

In het nieuwe jaar worden bovendien e-mailherinneringen verstuurd over het maximum aantal extensies. Geleidelijk zullen ook waarschuwingen in het dashboard en op de gebruikerspagina duidelijker en niet meer te negeren zijn.

Hoe worden de limieten gehandhaafd?

Reeds zichtbaar – als reminder

• Facturatie: alle verlengingen vermelden het maximum aantal toegestane extensies.
• Downgrades: wie een lagere licentie wil, moet eerst het juiste aantal extensies hebben.

Wat hieronder volgt is nog in beraad, maar geeft inzicht in de huidige richting.

• 1 januari 2026: Bij verlenging krijgt elk systeem dat het maximum overschrijdt een waarschuwingsmelding in het bestelsysteem. De klant wordt erop gewezen dat in de loop van 2026 – vóór afloop van de licentie – een upgrade of vermindering van extensies nodig zal zijn. Het is raadzaam om meteen met het juiste aantal te verlengen, maar je kunt de waarschuwing overslaan nadat je hebt bevestigd dat je dit hebt gelezen.
• 1 april 2026: Momenteel in overweging:
  • • Bij verlenging krijgen systemen met te veel extensies een respijtperiode om deze terug te brengen tot het juiste aantal.
    • Systemen die in overtreding blijven, kunnen geen technische ondersteuning meer ontvangen.

Verlengingen vóór en na oktober 2025

In ons blog “Nieuwe AI-functies en toelichting Fair Use voor extensies” hebben we onze zorg geuit over een kleine groep licentiehouders (ongeveer 15%) die ons extensiebeleid niet goed hebben begrepen. In dat blog hebben we precies uitgelegd wat we daarmee bedoelen. Het artikel werd gepubliceerd op 22 oktober 2025. Voor ons markeert die datum een duidelijk startpunt — vanaf dat moment kan niemand nog zeggen dat het beleid anders begrepen werd. Daarom is het redelijk om 22 oktober 2025 als referentiedatum te gebruiken en deze toe te passen op verlengingen vóór en na die datum.

Concreet betekent dit:
Verlengingen vóór 22 oktober 2025: je hebt één volledig jaar, tot 22 oktober 2026, om het aantal extensies in overeenstemming te brengen.
Verlengingen na 22 oktober 2025: het proces om het systeem bij te werken en/of het aantal extensies te verminderen start na 1 april 2026, zoals hierboven beschreven onder “Hoe worden de limieten gehandhaafd”. Hiervoor krijg je minstens zes maanden de tijd om de nodige aanpassingen of beslissingen te nemen. Waarschijnlijk wordt deze termijn zelfs nog verlengd zodra de definitieve besluiten zijn genomen.

We kondigen met plezier aan dat voor licenties met 256SC, 512SC en 1024SC de verhouding is uitgebreid tot 1:8!

Wat als ik het er niet mee eens ben?

Het mooie van 3CX is dat we je niet vastleggen. Je kunt het er gerust niet mee eens zijn – en zelfs overstappen naar een ander systeem. We geven je ruim de tijd om de markt te verkennen. 3CX legt geen beperkingen op qua contractduur, telefoonnummers of hardware (in tegenstelling tot veel andere cloudproviders). We zijn volledig open-standaard, dus alle aangeschafte toestellen en SIP-trunks kun je gebruiken met elk ander open-standaard SIP-systeem.

Sommige concurrerende leveranciers hebben zelfs importfuncties ontwikkeld om de migratie vanaf 3CX te vergemakkelijken.

Meerjarige aankopen: als je meerdere jaren vooruit hebt betaald, ontvang je een volledige terugbetaling voor de resterende jaren; een redelijke einddatum wordt samen overeengekomen.

Ik ben partner en ik wil mijn klanten migreren.

Wil je een gezamenlijke einddatum afspreken waarop alle licenties stoppen en klanten worden overgezet? Dan bespreken we dat graag, mits het om een substantieel aantal licenties gaat dat de tijdsinvestering rechtvaardigt.

Criteria voor upgrades of kortingen

Voor partners in het onderwijs blijft de royale 20% korting gelden op de eindgebruikersprijs van aankopen, verlengingen en upgrades (vanaf 32SC) – onder de geldende voorwaarden en in overeenstemming met het Fair-Use-beleid.

Ben je actief buiten het onderwijs, dan kun je Sales contacteren voor overleg over upgrade- en kortingsmogelijkheden indien je:

• Of minimaal 10 licenties naar 16SC+ wilt upgraden, of
• Of 64SC+ meerjarige projecten hebt die een upgrade vereisen,
• en de upgrade in één bestelling kan worden verwerkt.

Overweging: terugkeer van de Standard Edition

We overwegen de herintroductie van een Standard Edition met een basisset aan functies tegen een lagere prijs.

Samenvatting

3CX hanteert een uniek en ruimhartig licentiemodel, dat voor de meeste middelgrote tot grote installaties aanzienlijk voordeliger is omdat er geen per-gebruiker- of maandelijkse kosten gelden.
We blijven een van de meest concurrerende oplossingen in de branche. Terwijl we hopen dat een deel van de 15% gebruikers zich zal aanpassen, richten we ons met enthousiasme op de 85% die al volledig aan boord is terwijl we samen verder de 3CX AI-fase ingaan.