Vakantieberichten per afdeling configureren met V20 Update 9

Zoek je een eenvoudige manier om vakantieberichten in te stellen? Dan is dit precies wat je nodig hebt!

In V18 werden vakantieberichten op PBX-niveau geconfigureerd. Dat werkte prima, maar betekende wel dat alle inkomende gesprekken volgens één centrale configuratie werden afgehandeld. Met 3CX V20 Update 9 keert deze functionaliteit terug binnen het nieuwe afdelingsmodel van V20. Hierdoor worden vakantie-instellingen nu per afdeling beheerd. Dat is vooral handig voor grotere organisaties met meerdere afdelingen op verschillende locaties die elk hun eigen feestdagen en vakanties kennen.

Systeembeheerders én 3CX Partners die klantomgevingen ondersteunen, kunnen nu eenvoudig vakantieberichten per afdeling configureren. Bovendien kunnen afdelingsmanagers hun eigen vakantieberichten beheren zonder afhankelijk te zijn van de systeembeheerder.

Lees verder en ontdek hoe je vakantieberichten eenvoudig configureert in V20 Update 9.

Vakantieberichten Eenvoudig Instellen

Vakantieberichten kunnen nu op afdelingsniveau worden geconfigureerd en afgespeeld op geselecteerde endpoints, zoals:

  • Wachtrijen (Queues)
  • IVR-menu’s
  • Ringgroepen

Hierdoor kunnen systeembeheerders en partners vakantieberichten beheren zonder telkens callflows aan te passen wanneer een feestdag of vakantieperiode aanbreekt. Nog beter: deze taak kan worden gedelegeerd aan afdelingsmanagers, zodat zij zelf de juiste vakantieberichten voor hun afdeling kunnen instellen.

3 Eenvoudige Stappen om Vakantieberichten te Configureren

3CX vakantieberichten

  1. Voeg de feestdag of vakantie toe aan de afdeling
  2. Upload of neem een vakantiebericht op
  3. Activeer het bericht op het gewenste endpoint

Beheer van Vakantie-Callflows

Ben je op zoek naar een uitgebreide handleiding voor het configureren van vakantieberichten en gespreksroutering binnen 3CX? Bekijk dan onze gids “Vakantieroosters automatiseren in 3CX“.

Hierin worden twee belangrijke methoden besproken voor het beheren van vakantie-afhandeling:

  • Gecentraliseerde vakantieplanning op afdelingsniveau
  • Het holiday.cs Call Script

Kies de methode die het beste aansluit bij jouw callflow.

Bestaande Vakantieconfiguraties Controleren

Heb je in eerdere versies van 3CX al vakantieberichten gebruikt? Dan zal het concept je bekend voorkomen. Het belangrijkste verschil is dat de configuratie nu op afdelingsniveau plaatsvindt in plaats van uitsluitend op PBX-niveau.

Controleer daarom je bestaande configuratie op de volgende punten:

  • Unieke vakantieroosters per afdeling
  • Gepersonaliseerde vakantieberichten per regio of afdeling
  • Welke wachtrijen, IVR’s of ringgroepen het afdelingsbericht moeten afspelen
  • Oude callflowregels die mogelijk vereenvoudigd kunnen worden
  • Eventuele geavanceerde call script-vereisten

Voor de meeste standaardscenario’s is de nieuwe optie voor vakantieberichten op endpointniveau meer dan voldoende.

Voordelen voor Grote, Internationale Organisaties

Voor grotere organisaties met meerdere afdelingen of vestigingen in verschillende landen biedt deze functie aanzienlijke voordelen.

Denk bijvoorbeeld aan klantgerichte afdelingen die andere vakanties hanteren dan interne administratieve teams. Of een organisatie met vestigingen in de Verenigde Staten en Frankrijk, waar verschillende nationale feestdagen gelden. Met V20 Update 9 kun je deze verschillen eenvoudig verwerken binnen je 3CX-omgeving.

Deze update is bijzonder interessant voor:

  • Systeembeheerders die meerdere afdelingen of locaties beheren
  • 3CX Partners die klantomgevingen configureren en ondersteunen
  • Afdelingsmanagers die controle willen over hun eigen vakantieberichten

Minder Beheerwerk, Meer Controle voor Afdelingen

Tot nu toe moesten systeembeheerders handmatig berichten aanpassen, routeringen wijzigen of geavanceerde scripts inzetten om vakantieperiodes correct af te handelen.

Met vakantieberichten per afdeling wordt dit aanzienlijk eenvoudiger.

Elke afdeling kan:

  • Eigen vakantiedagen definiëren per afdeling
  • Gepersonaliseerde vakantieberichten gebruiken naar regio, afdeling etc.
  • Terugkerende feestdagen éénmalig configureren
  • Tijdelijke vakantiedagen toevoegen wanneer nodig

Zodra alles is ingesteld, wordt automatisch het juiste bericht afgespeeld wanneer een afdeling gesloten is vanwege een vakantie of feestdag. Dit bespaart tijd voor beheerders en geeft afdelingen meer zelfstandigheid.

Samengevat:

  • Unieke vakantiedata per afdeling
  • Zelfstandig beheer door afdelingen
  • Gepersonaliseerde vakantieberichten
  • Eenmalige configuratie van terugkerende feestdagen
  • Flexibele toevoeging van incidentele vakantiedagen
  • Vakantieberichten activeren op specifieke endpoints
  • Geen aanpassingen meer nodig aan callflows tijdens iedere vakantieperiode

Probeer het vandaag nog in V20 Update 9

Vakantieberichten zijn nu eenvoudiger dan ooit te configureren én te beheren. Voeg de vakantiedagen van je afdeling toe, upload het juiste bericht en activeer de functie op het gewenste endpoint. Je bellers horen automatisch het juiste bericht op het juiste moment.

Neem deel aan de 3CX-discussie via onze speciale Partner– en Klantforums. Volg ons op X en LinkedIn om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen, updates en productreleases.