Begin met je huidige transcriptiebelasting, houd rekening met piekmomenten en groei en breid de capaciteit uit wanneer dat nodig is.
Je kunt de capaciteit van je 3CX AI Server afstemmen op wat je vandaag nodig hebt en later uitbreiden wanneer de vraag toeneemt. Zo hoef je niet direct te investeren in capaciteit die je misschien pas in de toekomst nodig hebt.
Je eerste AI Server hoeft namelijk niet je enige server te blijven. Bovendien heeft niet iedere PBX een eigen AI Server nodig. Eén PBX kan gebruikmaken van meerdere AI Servers, terwijl verschillende PBX’en samen één server of een gedeelde serverpool kunnen gebruiken.
Als 3CX Partner kun je bijvoorbeeld AI-capaciteit delen tussen verschillende klanten. Zo benut je de beschikbare resources efficiënter en kun je extra servers toevoegen wanneer meer capaciteit of bedrijfszekerheid nodig is. Diezelfde flexibiliteit is interessant voor organisaties met één grote PBX of meerdere afzonderlijke systemen.
Welke opzet je ook kiest, de aanpak blijft hetzelfde: bereken hoeveel opnamen je moet verwerken, houd rekening met groei op korte termijn, controleer of de capaciteit voldoende is tijdens piekmomenten en breid uit zodra dat nodig is. Meer informatie over de verschillende verbindingsmogelijkheden vind je in 3CX AI Server Upcoming Updates.
Bereken hoeveel transcriptiecapaciteit je nodig hebt
Voorbeeld van een groeiscenario: één AI Server verwerkt aanvankelijk alle transcripties. Zodra 80% van de capaciteit wordt benut, wordt een tweede server toegevoegd. Hierdoor ontstaat ruimte om een nieuwe PBX aan de gedeelde serverpool toe te voegen.
Bepaal de benodigde capaciteit van je AI Server op basis van het aantal minuten aan gespreksopnamen en voicemails dat daadwerkelijk wordt aangeboden voor transcriptie. Kijk dus niet naar het totale telefoonverkeer.
Alleen de minuten die je laat transcriberen, belasten de AI Server. Hoe snel deze opnamen verwerkt moeten worden, bepaalt vervolgens hoeveel verwerkingscapaciteit je nodig hebt. Wanneer je de verwerking over een volledige dag kunt spreiden, heb je minder capaciteit per uur nodig dan wanneer alle transcripties binnen kantooruren beschikbaar moeten zijn. Kies daarom een verwerkingsperiode die aansluit bij de dienstverlening die je wilt bieden. Capaciteit tijdens de nacht heeft immers weinig waarde wanneer gebruikers hun transcripties al eerder nodig hebben.
Deel je AI-capaciteit tussen meerdere PBX’en? Neem dan de belasting van alle systemen mee in je berekening. Houd de cijfers per PBX afzonderlijk bij, zodat je eenvoudig kunt bepalen hoeveel extra capaciteit een nieuwe klant of afdeling nodig heeft.
Rekenvoorbeeld: een organisatie biedt maandelijks 50.000 minuten aan gespreksopnamen aan voor transcriptie. Deze moeten op iedere werkdag binnen een verwerkingsperiode van 12 uur worden afgehandeld. Bij 22 werkdagen per maand komt dat neer op gemiddeld ongeveer 189 opnameminuten per uur.
| Uitgangspunt | Rekenvoorbeeld |
|---|---|
| Opnameminuten per maand | 50.000 minuten |
| Werkdagen per maand | 22 |
| Verwerkingsuren per werkdag | 12 |
| Totale beschikbare verwerkingstijd | 22 × 12 = 264 uur per maand |
| Gemiddelde belasting per uur | 50.000 / 264 = 189,4 opnameminuten per uur |
Deze gemiddelde belasting vormt het uitgangspunt voor je capaciteitsberekening. In de volgende stap vergelijk je dit met de daadwerkelijk gemeten prestaties van je AI Server.
Vergelijk de belasting met de beschikbare capaciteit
Nu je weet hoeveel opnameminuten je gemiddeld per uur moet verwerken, kun je bepalen of je AI Server hiervoor voldoende capaciteit heeft. Gebruik daarbij de daadwerkelijk gemeten verwerkingssnelheid van je server en houd rekening met toekomstige groei.
Algemene hardwarespecificaties geven niet altijd een betrouwbaar beeld van de prestaties in jouw situatie. De lengte van gesprekken en de hoeveelheid analysewerk beïnvloeden namelijk hoe snel opnamen worden verwerkt. Test daarom met representatieve gespreksopnamen om te bepalen hoeveel minuten je server gedurende langere tijd kan verwerken. Meer informatie over hardwareprestaties, de Speed Factor en de verwerkingstijd vind je in 3CX AI Server – Speed and Response Time. De vereisten voor hardware en besturingssystemen staan in de installatiehandleiding van de AI Server. Door een groeimarge toe te voegen, zie je direct of je server ook de verwachte extra belasting kan verwerken zonder dat je op korte termijn hoeft uit te breiden.
We gaan verder met het vorige voorbeeld. Stel dat je AI Server een gemeten Speed Factor van 10x heeft. Dat betekent dat de server onder de gemeten omstandigheden 10 minuten aan opnamen kan verwerken in één minuut. Daarnaast houd je rekening met een verwachte groei van 30%.
Gebruik voor je eigen berekening uiteraard de gemeten prestaties van je hardware en een groeipercentage dat past bij jouw situatie.
| Capaciteitsberekening | Berekening | Resultaat |
|---|---|---|
| Gemeten capaciteit (Speed Factor 10x) | 10 × 60 minuten | 600 opnameminuten per uur |
| Gemiddelde belasting inclusief 30% groei | 189,4 × 1,30 | 246,2 opnameminuten per uur |
| Gemiddeld capaciteitsgebruik inclusief groei | 246,2 / 600 × 100 | 41,0% van de AI Server-capaciteit |
| Gemeten belasting tijdens piekuur | Gemeten waarde | 300 opnameminuten per uur |
| Piekbelasting inclusief 30% groei | 300 × 1,30 | 390 opnameminuten per uur |
| Capaciteitsgebruik tijdens piekuur inclusief groei | 390 / 600 × 100 | 65,0% van de AI Server-capaciteit |
In dit voorbeeld gebruikt de verwachte gemiddelde belasting 41% van de gemeten verwerkingscapaciteit. Tijdens het drukste uur loopt dat op tot 65%. De server heeft dus voldoende ruimte om de huidige belasting en de verwachte groei op te vangen. Toch vertelt het gemiddelde niet het hele verhaal. Een relatief lage gemiddelde belasting kan namelijk samengaan met flinke pieken. Daarom is het belangrijk om ook de drukste momenten te beoordelen.
Let op: deze percentages geven aan welk deel van de gemeten verwerkingscapaciteit nodig is voor transcripties. Ze zeggen niets over het daadwerkelijke CPU- of GPU-gebruik.
Houd rekening met piekbelasting en uitval
Je AI Server moet niet alleen voldoende capaciteit hebben voor de gemiddelde belasting, maar ook tijdens drukke periodes transcripties binnen een acceptabele tijd kunnen verwerken. Daarnaast is het belangrijk om te controleren wat er gebeurt wanneer een deel van de beschikbare capaciteit tijdelijk wegvalt.
Dat is vooral relevant wanneer meerdere klanten dezelfde AI Servers gebruiken. Op maandbasis kan er ruim voldoende capaciteit zijn, terwijl verschillende klanten hun opnamen juist op hetzelfde moment aanbieden. Ook langere gesprekken kunnen ervoor zorgen dat afzonderlijke transcripties meer tijd nodig hebben.
Maak daarbij onderscheid tussen groeicapaciteit en bedrijfszekerheid. Een groeimarge zorgt ervoor dat je extra opnamen kunt verwerken. Bedrijfszekerheid betekent dat er voldoende capaciteit overblijft wanneer bijvoorbeeld één van de servers niet beschikbaar is. Controleer daarom niet alleen de gemiddelde belasting, maar ook de drukste periodes. Neem daarbij eventuele overlappende pieken van verschillende PBX’en mee.
Test vervolgens een representatieve hoeveelheid opnamen tijdens een druk moment en meet hoe lang het duurt voordat de transcripties beschikbaar zijn. Een wachtrij die binnen de gewenste tijd wordt weggewerkt, is geen probleem. Een wachtrij die steeds verder groeit, wijst daarentegen op onvoldoende verwerkingscapaciteit. Controleer ook hoe het systeem presteert wanneer één server uitvalt. Kunnen de overgebleven servers de opnamen nog steeds binnen de gewenste tijd verwerken? Ga er bij je capaciteitsplanning niet automatisch van uit dat alle servers altijd beschikbaar zijn.
Blijft de wachtrij groeien of duurt het verwerken van opnamen te lang wanneer de capaciteit beperkt is? Bekijk dan opnieuw hoeveel tijd je beschikbaar stelt voor verwerking, hoeveel werk er moet worden uitgevoerd en hoeveel capaciteit je hebt voordat je extra belasting toevoegt.
Breid je AI Server-capaciteit uit wanneer de vraag groeit
De benodigde capaciteit verandert wanneer je meer klanten aansluit, nieuwe afdelingen toevoegt of meer gesprekken laat transcriberen. Controleer daarom regelmatig of je huidige AI Server-configuratie nog aansluit bij de werkelijke belasting.
Het voordeel van gedeelde AI Servers is dat je beschikbare capaciteit efficiënt kunt verdelen over meerdere PBX’en. Wanneer de vraag groeit, voeg je eenvoudig extra transcriptieservers toe aan de pool. Houd er wel rekening mee dat een combinatie van verschillende servers niet automatisch evenredig meer verwerkingscapaciteit oplevert. Meet daarom na iedere uitbreiding opnieuw hoeveel opnamen de volledige serverpool daadwerkelijk kan verwerken.
De afbeelding aan het begin van dit artikel laat zien hoe dat in de praktijk werkt. Door een geleidelijke toename van het aantal transcripties bereikt de eerste AI Server 80% van zijn capaciteit. Vervolgens wordt een tweede server toegevoegd. Hierdoor ontstaat voldoende ruimte om ook een nieuwe PBX aan te sluiten.
Die grens van 80% is uitsluitend bedoeld als voorbeeld en vormt geen algemene aanbeveling. Het juiste moment om uit te breiden hangt af van je eigen belasting, de verwachte groei en de capaciteit die je beschikbaar wilt houden voor piekmomenten of uitval. Begin dus met de capaciteit die je vandaag daadwerkelijk nodig hebt. Houd rekening met realistische groei en blijf meten hoe snel transcripties worden verwerkt. Zo groeit je AI Server-omgeving mee met je klanten, zonder dat je vooraf hoeft te investeren in capaciteit die je voorlopig nog niet gebruikt.
Praat mee
Praat mee op de 3CX-forums voor Partners of Klanten. Volg ons op X en LinkedIn voor het laatste nieuws en updates over nieuwe functies.
