We kennen het allemaal: door alle drukte nemen we niet de tijd om echt te communiceren met onze collega’s en vergeten we hoe belangrijk samenwerking is binnen het bedrijf. In de moderne wereld, met werknemers die vanuit huis, op verschillende kantoren en zelfs in andere landen werken, kan het een uitdaging zijn in contact te blijven met elkaar. Toch hoeft dat niet zo te zijn.
Met deze drie eenvoudige stappen zorgt u ervoor dat uw medewerkers met elkaar blijven communiceren:
Blijf met elkaar in contact
Twee weten meer dan een. En dat is zeker zo in zakelijke omgevingen, waar het een enorm voordeel is als u kunt bouwen op de kennis en kunde van collega’s. Daarom is het van groot belang dat u mobiliteit op een strategische manier inzet binnen uw bedrijf. Met een IP-telefooncentrale of een VoIP-systeem beschikt u over effectieve tools die u helpen uw concurrentiepositie te behouden.
Met een IP-systeem kunt u uw extensie altijd met u meenemen, waar u ook naartoe gaat. Neem nou de softphone-functie; daarmee hebben gebruikers op hun smartphone, tablet en laptop toegang tot de functies van hun vaste lijn. Als de ene medewerker op locatie werkt en de andere op weg is naar een vergadering met een klant, kunnen beide toch input leveren voor een project waaraan u op kantoor zit te werken.
Omarm nieuwe technologie
Samenwerking tussen collega’s moet vooral een makkelijk proces zijn; anders geven uw medewerkers het al snel op en dat kan uw bedrijf een hoop kostbare brainstorming kosten. Voor een succesvolle samenwerking moeten knelpunten in de communicatie worden herkend en opgelost. Dat is eenvoudig te bereiken met Unified Communications.
IP-telefonie biedt tal van UC-functies waarmee u en uw medewerkers zonder problemen met elkaar in contact kunnen blijven, waar u ook bent. Met de aanwezigheidsfunctie kunt u bijvoorbeeld de status van uw medewerkers bekijken, zodat u weet of iemand die op locatie werkt, een oproep kan beantwoorden. Hiermee voorkomt u dure voicemailberichten en onnodig doorgeschakelde oproepen waaraan uw klanten zich storen.
En als u documenten wilt sturen naar een medewerker op locatie, hebt u geen faxserversoftware meer nodig; UC-technologie converteert uw inkomende faxen naar PDF en stuurt documenten per e-mail door naar gebruikers. Uw IP-telefoon kan zelfs uw spraakberichten omzetten in geluidsbestanden die u kunt beluisteren via uw e-mail.
Onderschat de kracht van face-to-facecontact niet
E-mail, telefoon, apps: het zijn allemaal efficiënte methoden om contact te houden, maar soms is een persoonlijkere benadering gewenst en moet u gewoon een face-to-facegesprek voeren. Dat is niet altijd handig en kost misschien af en toe een vliegtickent, maar het is wel de beste manier om te werken aan een vertrouwde, langdurige relatie — een absolute must in een zakelijke wereld vol concurrentie. Webconferenties vormen een kostenbesparend alternatief. Ze zijn eenvoudig te starten via een IP-telefooncentrale.
Met WebRTC-technologie kunt u van browser tot browser communiceren met audio, video en data. Deelnemers kunnen zich bij vergaderingen voegen zonder eerst software of plug-ins te hoeven downloaden. Webconferenties kunnen reiskosten verlagen, productiviteit verhogen en de verhoudingen tussen medewerkers verbeteren; met name medewerkers op locatie voelen zich hierdoor meer verbonden.
Samenwerking leidt niet alleen tot meer verbondenheid maar ook tot een hogere productiviteit. Met deze hulpmiddelen kan elke organisatie tijd en geld besparen en uiteindelijk meer succes behalen.
