UC-integratie: drie algemene uitdagingen en het bevorderen van acceptatie door werknemers

Uitdagingen bij de integratie van Unified CommunicationsWanneer uw bedrijf eindelijk besluit unified communications (UC) in te zetten om bedrijfsprocessen te verbeteren, is een naadloze implementatie verre van vanzelfsprekend. De integratie verdient dan ook alle aandacht, voor een vloeiende overgang en voor optimale effectiviteit van het nieuwe systeem.

U kunt te maken krijgen met de volgende drie uitdagingen:

  • Er moet rekening worden gehouden met de specifieke behoeften van diverse groepen binnen uw organisatie. Als u veel kantoren of filialen in verschillende regio’s hebt, is lokaal én centraal beheer een must.
  • Geïmplementeerde platforms moeten schaalbaar zijn, zodat ze zich kunnen aanpassen aan nieuwe acquisities en nieuwe services kunnen leveren zodra daar behoefte aan is.
  • Een goede oplossing is betaalbaar en biedt de mogelijkheid platforms van diverse generaties samen te voegen in een algemene omgeving met een centrale infrastructuur, die toch voldoende autonomie biedt voor beheer per afdeling.

Bedrijven die deze uitdagingen weten te overwinnen, profiteren van tal van voordelen. UC verbetert immers de interactie tussen collega’s en helpt u de efficiëntie binnen het bedrijf te verbeteren. Maar waar moet u beginnen met al die verschillende spraak- en datanetwerken?

Een hoogwaardige telefooncentrale van een betrouwbare provider levert een allesomvattende oplossing voor deze problemen via een lokaal geïnstalleerd of een gehost systeem. Daarna is het succes van het nieuwe systeem met name afhankelijk van de acceptatie door de werknemers. Het helpt als u vanaf het begin realistisch bent over wat de oplossing kan bieden en u uw werknemers de tijd geeft om aan het nieuwe systeem te wennen.

Er zijn twee bewezen methodes voor de implementatie van UC, elk met hun eigen voor- en nadelen voor de acceptatie door werknemers. De implementatie is hoe dan ook pas geslaagd als uw werknemers actief gebruikmaken van de nieuwe technologie om bedrijfsprocessen te optimaliseren met verbeterde communicatie en samenwerking.

Bedrijven overal ter wereld stappen en masse over op UC om te profiteren van een verbeterde productiviteit en innovatie, en dit zijn daarbij de meestgebruikte implementatiemethodes:

Methode 1: hard en meedogenloos. Bekende communicatiemiddelen (zoals vaste telefoons en randapparatuur) worden in één weekend vervangen door een nieuw UC-systeem. Werknemers worden zo gedwongen het nieuwe systeem te gaan gebruiken.

Methode 2: geleidelijke overgang. De UC-technologie wordt over een langere periode (maanden of jaren) geïmplementeerd. Een bedrijf kan er bijvoorbeeld voor kiezen instant messaging en de aanwezigheidsfunctionaliteit meteen door te voeren, maar nog even te wachten met webconferenties.

Bij de harde en meedogenloze aanpak levert uw investering sneller rendement op, verlaagt u de onderhoudskosten en zorgt u ervoor dat IT-personeel zich weer snel kan bezighouden met andere zaken. Bij een zachtere aanpak profiteert u echter van een meer gecontroleerde implementatie, zodat IT meer tijd heeft om functies te testen en problemen op te lossen.
Bovendien krijgen eindgebruikers bij de tweede methode de kans te wennen aan het nieuwe systeem en kunt u ze voldoende trainen in het gebruik van de functies, voor maximaal resultaat.

Omdat acceptatie door werknemers een lastig obstakel is voor 33% van de bedrijven, zo blijkt uit een infographic van Evolve IP, is een geleidelijke implementatie van nieuwe functies waarschijnlijk de beste optie.

Zodra u de drie grote uitdagingen van UC-implementatie hebt overwonnen en u uw werknemers de tijd hebt gegeven te wennen aan de nieuwe UC-functies, bent u al een heel eind op weg naar betere bedrijfsresultaten.

Leave a Reply