Templates voor Google Sheets en Excel op basis van CSV-belgegevens

Iemand van 3CX heeft een prototype-tool ontwikkeld waarmee gebruikers visuele belrapporten kunnen maken in Microsoft Excel of Google Sheets. Het CDR-systeem is recent herschreven om gegevens efficiënter te verwerken en grotere installaties te ondersteunen.

Voor grotere implementaties wordt de data naar een externe database weggeschreven en geanalyseerd in Grafana. Voor kleinere installaties bieden de Excel- en Google Sheets-templates echter al voldoende mogelijkheden voor heldere analyses.

Het gaat om een vroege versie van de tool, die “as is” wordt geleverd en niet door 3CX is getest. Wil je hem proberen? Dan horen we graag jouw feedback. De templates maken geen gebruik van VBS of andere externe componenten.

Hoe werkt het?

In de templates zelf vind je uitgebreidere instructies, maar hieronder staat alvast een korte uitleg.

Download de templates

Er zijn twee versies  beschikbaar, Google Sheets, Microsoft Excel Desktop

Verzamel de data

Je kunt de Call Log Report-CSV’s rechtstreeks ophalen uit de PBX-rapportensectie in Update 6 en later, of een schema instellen om ze per e-mail te ontvangen. Meerdere CSV-bestanden kun je eenvoudig samenvoegen om een langere periode te analyseren. Gegevens van zowel vóór als ná de release van V20 Update 6 kunnen worden geëxporteerd en gebruikt, afzonderlijk of gecombineerd.

Voorbereiding Template

De templates zijn bedoeld om te worden gevuld met gegevens over een bepaalde periode en vervolgens op te slaan, waarbij voor elke nieuwe analyse een schone template wordt gebruikt.

Google Sheets: Maak een kopie van het templatebestand en geef het een naam die past bij de data die je gaat importeren.

Microsoft Excel: Open het templatebestand, kies ‘Opslaan als’ en geef het bestand een passende naam.

Data laden

Google Sheets

De stappen MOETEN in deze volgorde gebeuren!

  1. Ga naar Bestand > Importeren en laad het CSV-bestand in een nieuw tabblad.
  2. Vink “Tekst converteren…” uit in het importvenster.
  3. Controleer of de “Totaal” onderaan één minder is dan het aantal datarijen. Zoniet, dan moeten er nog “breaks” worden verwijderd. Google Sheets zou dit al gedaan moeten hebben.
  4. Bij meer dan 9000 rijen: maak het Data-Output-tabblad zichtbaar, kopieer de laatste rij naar beneden om het bereik uit te breiden.
  5. Kopieer de datarijen (zonder kopregel en totaallijn) naar het tabblad “Data-Input” van het template.
  6. Wacht tot Google Sheets alles heeft verwerkt (kan langer dan een minuut duren bij grote bestanden).

Microsoft Excel

De stappen MOETEN in deze volgorde gebeuren!

  1. Open het CSV-bestand in een teksteditor zoals Kladblok.
  2. Controleer of de “Totaal”-waarde één minder is dan het aantal datarijen. Zorg ervoor dat “breaks” worden verwijderd vóór de import naar Excel.
  3. Bij meer dan 5000 rijen: maak het Data-Output-tabblad zichtbaar, kopieer de laatste rij naar beneden.
  4. Kopieer de datarijen (zonder kopregel en totaallijn) naar het “Data-Input”-tabblad van het template.

Analytics Genereren

Google Sheets

Visuele Belrapporten Google Sheet

  1. In het tabblad Instructions kopieer of noteer je de waarde bij Report-Data.
  2. Ga in het tabblad Dashboard naar de vervolgkeuzelijst Date Range en klik op het potloodicoon.
  3. Vervang het bereik door de zojuist genoteerde waarde.
  4. Kies om dit op beide vervolgkeuzelijsten toe te passen, of herhaal de stap voor de tweede lijst.
  5. Selecteer een begin- en einddatum om de analyse voor die periode te genereren.
  6. Als je later extra gegevens aan hetzelfde bestand toevoegt, zorg er dan voor dat je de bijgewerkte Report-Data-waarde gebruikt.

Microsoft Excel

  1. Klik op Alles vernieuwen in het Datamenu om de data te verwerken.
  2. Controleer in het Dashboard dat de 3 “slicers” op 1 staan.
  3. “cost_count” mag 0 blijven wanneer de data geen Call Cost info heeft.
  4. Selecteer de gewenste datum of period
  5. Klik opnieuw op Alles vernieuwen in het data menu om de analyse te genereren.
  6. Voeg je meer data toe, gebruik dan de functie “Duplicaten verwijderen” in Excel en vernieuw opnieuw.

Deel je feedback

We horen graag je ervaringen met deze prototype-tool. Laat je reactie achter op het 3CX Forum.

Voor meer informatie over rapportages, zie onze rapportagehandleiding.