3CX – Privacyverklaring

Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft hoe 3CX persoonsgegevens verwerkt en beschermt die worden verzameld via het 3CX-telefoonsysteem, de transcriptieservices en het videoconferentieplatform (WebMeeting).

3CX zorgt ervoor dat alle verwerkingsactiviteiten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), toepasselijke lokale wetgeving en andere relevante regelgeving. Deze privacyverklaring is bedoeld om transparantie te bieden overeenkomstig artikelen 12 tot en met 14 AVG.

Door gebruik te maken van deze diensten stemt u in met het verzamelen, gebruiken en verwerken van uw gegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Waar 3CX optreedt als verwerker, zijn de juridisch bindende voorwaarden vastgelegd in de 3CX Data Processing Addendum (DPA).

Rollen en verantwoordelijkheden

3CX treedt op als:

  • verwerkingsverantwoordelijke voor account-, licentie-, abonnements-, support- en gebruiksgegevens; en
  • verwerker voor transcriptie- en WebMeeting-gegevens wanneer deze functionaliteiten door de klant zijn geactiveerd.

De organisatie die eigenaar is van de PBX blijft te allen tijde de verwerkingsverantwoordelijke voor PBX-gespreksgegevens, transcriptiegegevens en WebMeeting-inhoud.

Ter vermijding van misverstanden: 3CX treedt niet op als verwerkingsverantwoordelijke voor gespreksinhoud, vergaderinhoud of transcripties; hiervoor blijft uitsluitend de PBX-eigenaar verantwoordelijk.

Welke gegevens verzamelen we?

Transcriptieservice

  • Audiobestanden (.wav) van oproepen en voicemails
  • Transcripties van audio
  • Metadata zoals type oproep, extensienummers en namen van beller/gebelde, en de standaardtaal van de PBX

WebMeeting (videoconferentie)

  • Namen van deelnemers
  • IP-adressen van deelnemers
  • 3CX-systeeminformatie: FQDN, IP-adres en unieke ID
  • Bestanden die tijdens vergaderingen worden gedeeld (namen worden geanonimiseerd bij upload)
  • Gegevens van kwaliteitsenquêtes (anoniem)

Chatberichten worden niet opgeslagen en bestaan uitsluitend tijdens overdracht, tenzij een vergaderopname (indien ingeschakeld) deze vastlegt.

Hoe verzamelen we uw gegevens?

  • Via configuratie en activering van het 3CX-systeem (Transcriptie en WebMeeting)
  • Automatisch via systeem-API’s bij het starten van vergaderingen of opnames
  • Via beveiligde cloudopslag (zoals Google Cloud Buckets)
  • Via runtime-systeemlogs, enquêtes en foutopsporingslogs
  • Via AI-gebaseerde verwerking indien door de klant ingeschakeld (zoals samenvattingen en sentimentanalyse)

3CX verzamelt uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren, onderhouden en verbeteren van de door de klant geactiveerde diensten.

De verwerking van IP-adressen is noodzakelijk voor:

  • de uitvoering van de WebMeeting-dienst (art. 6 lid 1 sub b AVG); en
  • het gerechtvaardigd belang van 3CX op het gebied van beveiliging en fraudepreventie (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Hoe gebruiken we uw gegevens?

Transcriptieservice

  • Om audio om te zetten naar tekst
  • Om samenvattingen en sentimentanalyses te genereren
  • Voor ontwikkeling en verbetering van AI-functionaliteiten, waarbij waar technisch mogelijk uitsluitend geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens worden gebruikt
  • Voor foutopsporing en prestatieverbetering
  • Voor fraudepreventie, beveiliging en misbruikdetectie (uitsluitend metadata)

AI-ontwikkeling vindt uitsluitend plaats met onomkeerbaar geanonimiseerde gegevens, tenzij anders en expliciet overeengekomen in de DPA en uitsluitend wanneer strikt noodzakelijk.

WebMeeting-platform

  • Voor het tonen van deelnemernamen tijdens vergaderingen
  • Voor tijdelijke opslag van gedeelde bestanden (maximaal 7 dagen)
  • Voor het genereren van anonieme feedback over vergaderkwaliteit
  • Voor platformoptimalisatie en het verhelpen van fouten
  • Voor het waarborgen van prestaties, beveiliging en naleving van wetgeving

3CX monitort, analyseert of benadert de inhoud van communicatie niet, tenzij de klant expliciet functies zoals opname of transcriptie activeert.

Gegevensverwerking en -opslag

Gegevens worden opgeslagen in Google Cloud Platform (GCP) of andere gerenommeerde cloudproviders zoals Vultr, AWS of DigitalOcean.

  • Opslag is regionaal afgestemd op de gekozen conferentiezone of gebruikerslocatie (bijv. EER)
  • Alle communicatie verloopt via beveiligde en versleutelde protocollen
  • Waar 3CX optreedt als verwerker, worden gegevens uitsluitend verwerkt op basis van gedocumenteerde instructies van de verwerkingsverantwoordelijke

Bewaartermijnen

Gegevenstype

Bewaartermijn

Audiobestanden (Transcriptie)

2 dagen

Transcripties

7 dagen

Bestanden gedeeld via WebMeeting

7 dagen

IP-adressen van deelnemers

7 dagen

Vergaderopnames

7 dagen

Debuglogs

tot 6 maanden

Transcriptiemetadata & analyses

7 dagen (of langer indien wettelijk vereist)

Chatberichten

Niet opgeslagen; alleen tijdens overdracht

Enquêtegegevens

Anoniem opgeslagen

Back-ups (na beëindigen van diensten)

Tot 1 jaar (indien wettelijk vereist)

Bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen, fraude te voorkomen of overeenkomsten af te dwingen.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiligingsmaatregelen

  • Versleuteling volgens industriestandaarden tijdens upload en download
  • Toegang beperkt tot geautoriseerd personeel
  • Toegangsregistratie en audittrails
  • Regelmatige beveiligingsaudits

Verantwoordelijkheden van beheerders: klanten dienen zelf passende toegangsrechten, bewaartermijnen en beveiligingsinstellingen te configureren binnen hun PBX- en WebMeeting-omgeving.

Rechten van betrokken

Gebruikers kunnen verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering van hun gegevens indienen via hun 3CX-beheerder.

Voor gegevens waarvoor 3CX verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen betrokkenen hun AVG-rechten (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid) rechtstreeks bij 3CX uitoefenen.

Waar 3CX optreedt als verwerker, kan 3CX uitsluitend handelen op instructie van de PBX-eigenaar.

Toestemming en wettelijke grondslag

De organisatie die eigenaar is van de PBX is verantwoordelijk voor het vaststellen van een geldige wettelijke grondslag en het verkrijgen van eventuele toestemmingen.

3CX baseert gegevensverwerking op:

  • uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG);
  • gerechtvaardigd belang (beveiliging, fraudepreventie, productverbetering) (art. 6 lid 1 sub f AVG);
  • wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c AVG);
  • toestemming, waar van toepassing (bijv. transcriptiefunctionaliteit).

Geolocatie en serverkeuze

  • Klanten in de EER worden, indien de regio “Europa” is geselecteerd, gekoppeld aan servers binnen de EER.
  • De serverlocatie kan variëren voor redundantie en load balancing.
  • Internationale doorgiften zijn onderworpen aan passende waarborgen overeenkomstig de AVG (zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s)).”

Cookies en browseropslag

  • Er worden geen cookies gebruikt.
  • Browseropslag wordt uitsluitend ingezet voor het opslaan van deelnemernamen en configuratie-instellingen.
  • Lokale opslag wordt alleen gebruikt voor functionaliteiten en worden niet benaderd door 3CX.

Statistische en geaggregeerde gegevens

  • Gebruiksstatistieken zijn volledig anoniem.
  • 3CX kan geanonimiseerde, samengevoegde gegevens delen voor statistische of wettelijke doeleinden.
  • Geaggregeerde gegevens kunnen niet worden gebruikt om een individuele gebruiker te identificeren.

Opsporing, fraudepreventie en rechtshandhaving

3CX verstrekt persoonsgegevens uitsluitend indien dit wettelijk verplicht is of op basis van een geldig en formeel juridisch verzoek.

3CX verstrekt geen gegevens aan (buitenlandse) opsporingsinstanties tenzij:

  • het verzoek via de bevoegde Cypriotische of andere wettelijk erkende autoriteit verloopt; en
  • het verzoek specifiek, proportioneel en juridisch onderbouwd is.

Informele verzoeken of onbewezen beschuldigingen worden niet gehonoreerd.

3CX verwerkt uitsluitend metadata (geen gespreksinhoud) voor fraudedetectie en misbruikpreventie.

Internationale gegevensdoorgifte

Indien gegevens buiten de EU/EER worden verwerkt, maakt 3CX gebruik van:

  • door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s); of
  • andere toegestane overdrachtsmechanismen conform art. 46 AVG.

Aanvullende beveiligingsmaatregelen worden toegepast conform aanbevelingen van de EDPB.

Wijzigingen in deze verklaring

Deze privacyverklaring kan periodiek worden bijgewerkt. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van 3CX. Gebruikers wordt aangeraden deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Contactinformatie

Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via het online contactformulier.

Zie ook

Laatst bijgewerkt: 23 januari 2026
https://www.3cx.nl/bedrijf/privacyverklaring