De 3CX Web Client is een krachtige tool die in de loop der tijd steeds meer updates en verbeteringen heeft ondergaan. Maar vergeet ook niet de krachtige statusprofielen die het hart vormen van de 3CX-functionaliteit. Gebruiken u en uw collega’s de functie optimaal? In dit artikel vertellen we u meer over het gebruik van statusprofielen.
Wat is Aanwezigheid?
Voor iedereen die nog niet bekend is met 3CX: met de aanwezigheidsstatus kan een gebruiker de werking van een account aanpassen, afhankelijk van het moment van de dag of van een specifieke ingestelde status. U kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat u niet wordt gestoord door oproepen en chatberichten wanneer u zich moet kunnen concentreren. Of u kunt oproepen doorschakelen naar een collega of team wanneer u met verlof bent. Gebruikers kunnen kiezen uit de volgende statusopties:
- Beschikbaar
- Afwezig
- Niet storen
- Lunch
- Zakenreis
Van de laatste twee opties kunt u de naam naar wens aanpassen. Daarover later meer.
Snelle toegang via uw avatar
Het is belangrijk dat u uw status snel kunt aanpassen. U hoeft daarvoor alleen maar op uw avatar linksboven in het scherm te klikken. Met 2 klikken kunt u eenvoudig de status naar wens aanpassen. In dit menu kunt u ook een tijdelijke status voor een bepaalde periode instellen.
Aanwezigheid configureren
De aanwezigheidsstatussen bieden optimale flexibiliteit en zorgen dat gebruikers in elke organisatie hun profiel volledig naar wens kunnen aanpassen.
Eigen statusberichten
Wanneer u op uw avatar klikt, wordt er een potloodpictogram weergegeven. Klik hierop om een bericht (van maximaal 120 tekens) in te voeren. Dit bericht is vervolgens zichtbaar voor alle andere gebruikers. Via deze functie zijn al uw collega’s op de hoogte van uw beschikbaarheid en kunnen ze klanten daar ook over informeren.
Aangepaste profielnamen
U kunt de laatste 2 statusnamen naar wens aanpassen. Dit doet u door naar “Instellingen” > “Status” > “Lunch” of “Zakenreis” te gaan en het veld “Aangepaste profielnaam” te bewerken. Dit is handig als u bijvoorbeeld een aangepast pushprofiel wilt maken. In deze recente blog leest u meer tips.
Flexibele gespreksroutering
Door een andere status in te stellen, doet u meer dan uw collega’s op de hoogte brengen van uw beschikbaarheid. U zorgt er bijvoorbeeld ook voor dat oproepen worden doorgeschakeld, zodat klanten altijd te woord worden gestaan. Via de statusinstellingen kunt u bepalen wat er gebeurt in de volgende situaties:
- Wat moet er gebeuren met niet-beantwoorde oproepen van externe of interne lijnen
- Wat moet er gebeuren met een oproep als een gebruiker bezet of niet beschikbaar is?
Profielspecifieke opties
In sommige gevallen kan het handig zijn als uw mobiele telefoon tegelijkertijd overgaat met uw 3CX-extensie. Bij de profielen ‘Beschikbaar’ en ‘Lunch’ kunt u ook het selectievakje ‘Bel mijn mobiel tegelijkertijd’ markeren. Naast deze optie kunt u ervoor kiezen meerdere oproepen op één extensie te ontvangen en bepalen of er pushmeldingen moeten worden gestuurd.
Gebruikersspecifieke uitzonderingen
Flexibele gespreksroutering is een geweldige functie die alle gebruikers kunnen inzetten om ervoor te zorgen dat oproepen goed worden gerouteerd. Maar wat als er een familielid of VIP belt? U kunt de functie ‘Uitzonderingen’ gebruiken om specifiek gedrag af te dwingen.
Als uw status bijvoorbeeld is ingesteld op ‘Niet storen’ en de directeur van het bedrijf belt, wilt u waarschijnlijk niet dat die oproep wordt doorgestuurd naar uw voicemail. U kunt het telefoonnummer van de directeur toevoegen aan de uitzonderingenlijst en bepalen wat er met die oproep moet gebeuren. Daarbij worden de andere doorschakelregels van de status genegeerd.
Statusplanner
De statusplanner in de Web Client is handig als u parttime of buiten de normale kantoortijden werkt. U kunt een persoonlijke statusplanning instellen waarbij uw status automatisch wordt aangepast op basis van de dag van de week en het tijdstip. U kunt meerdere periodes per dag invoeren en met de opties ‘Toevoegen’ en ‘Wissen’ gaat het instellen snel en eenvoudig.
Beheer van begroetingen
Het gebruik van verschillende statussen kan een neveneffect hebben waaraan u misschien niet zo snel denkt. Is uw algemene voicemailbericht bijvoorbeeld nog wel geschikt als u de status ‘Afwezig’ instelt? Waarschijnlijk niet. De oplossing? Met de Web Client kunt u statusspecifieke voicemailbegroetingen opnemen en instellen. Ga naar “Instellingen” > “Begroeting”. U hoeft dus niet elke keer opnieuw een nieuwe voicemail op te nemen.
Gebruikt u de aanwezigheidsfunctie al optimaal?
Dankzij de kracht van de 3CX Web Client kunt u uw profielstatus snel aanpassen en bijwerken. Het aanpassen van uw aanwezigheid is niet alleen beperkt tot de Web Client, maar is ook mogelijk in de gratis mobiele apps en de desktopapplicatie voor Windows en macOS. Als u uw aanwezigheidsprofielen nog niet optimaal gebruikt, is dit het ideale moment om ermee aan de slag te gaan.
