Wat zijn SIP- en VoIP-telefoons?

VoIP-telefoons zijn apparaten die via een LAN (Local Area Network) of internet verbonden met een IP-telefooncentrale. Ter vergelijking: traditionele telefoons maken gebruik van het PSTN-telefoonnetwerk, dat bestaat uit fysieke koperen draden. VoIP converteert de standaard telefoonaudio naar een digitaal signaal dat via internet kan worden verzonden, en converteert inkomende digitale telefoonsignalen van internet naar standaard telefoonaudio. Met een VoIP-telefoon kunnen gebruikers via VoIP (Voice over Internet Protocol) bellen naar elke gewenste softphone, mobiele telefoon of vaste lijn. Een VoIP-telefoon kan een eenvoudige softwaretelefoon (softphone) of een fysieke telefoon zijn.

Welke soorten SIP- en VoIP-telefoons zijn er?

De meeste IP-telefoons werken op basis van SIP (Session Initiation Protocol), of het nou fysieke telefoons of softphones zijn. Enkele bekende fabrikanten van VoIP-telefoons zijn Fanvil, Htek, Snom en Yealink. 3CX omvat een hoogwaardige, uiterst complete softphone voor Windows en het web, alsook gratis smartphone-apps voor iOS en Android.

Fysieke telefoons

Een fysieke SIP-telefoon ziet eruit als een traditionele analoge telefoon of vaste lijn, maar is speciaal ontwikkeld voor bellen via uw internetverbinding in plaats van een traditionele PSTN-telefoonlijn. Tot de basisfuncties behoren traditionele functionaliteit zoals bellen en gebeld worden, voicemail en conference calls. Met geavanceerdere telefoons hebt u echter ook toegang tot contactpersonen, kunt u BLF’s (Busy Lamp Fields) configureren en zelfs videogesprekken voeren.

Softphones

Softphones zijn softwaretoepassingen die u gebruikt op uw computer, tablet of smartphone en die net zo werken als een normale IP-telefoon. Ze bieden u de gebruikelijke mogelijkheden, zoals bellen en gebeld worden, maar ook geavanceerdere functies zoals videoconferenties houden, instant messaging en meer. De meeste zakelijke communicatieoplossingen omvatten softphone-apps en zijn daardoor een betaalbare oplossing voor kleine bedrijven. Voor het gebruik van een softphone hebt u alleen maar de ingebouwde luidsprekers of microfoon van het apparaat nodig, of een headset.

Een analoge telefoon gebruiken via een ATA-adapter

hebt u een ATA-adapter nodig. U sluit de ethernetaansluiting en de telefoon beide aan op de ATA-adapter. Uw oude telefoon wordt vervolgens door de VoIP-telefooncentrale gezien als een normale SIP-telefoon.

De meeste VoIP-telefoons zijn relatief goedkoop en zijn verkrijgbaar in de vele webshops voor VoIP-producten. Omdat VoIP steeds populairder is geworden, zijn SIP-telefoons beter verkrijgbaar en betaalbaarder geworden. 3CX is ontwikkeld op basis van de open SIP-standaard en ondersteunt daardoor alle populaire VoIP-telefoons. U kunt zelfs de meeste IP-telefoons automatisch provisioneren.

Hoe werkt een VoIP-telefooncentrale?

Moderne IP-telefooncentrales maken gebruik van een VoIP-service of VoIP-provider om spraak en gegevens over het IP-netwerk te verzenden. Bij traditionele PSTN-telefoonlijnen wordt het signaal over fysieke lijnen gestuurd, maar bij VoIP is dat niet het geval. Daardoor zijn VoIP-systemen beter schaalbaar; nieuwe extensies kunnen eenvoudig worden toegevoegd, omdat u geen extra koperdraden of infrastructuur nodig hebt. Bij gebruik van een VoIP-telefooncentrale worden spraak en gegevens omgezet in digitale pakketten, die vervolgens via internet worden verzonden en bij de ontvanger direct weer worden omgezet in het originele bericht.

IP-telefonie is dankzij zijn aard veel kosteneffectiever: bedrijven kunnen gebruikmaken van gratis telefoongesprekken en lage tarieven voor internationale gesprekken. Bovendien wordt de communicatie er flexibeler en toegankelijker door. Zakelijke telefooncentrales kunnen online worden beheerd en gebruikers kunnen hun zakelijke nummer meenemen op hun mobiele telefoon dankzij softphone-apps. Dat vergroot de mogelijkheden van flexwerken en voor communicatie en mobiliteit voor medewerkers.

Hoe werkt een VoIP-telefooncentrale diagram

Wat zijn de kenmerken van een gemiddelde VoIP-telefoon?

De meeste moderne toestellen bieden basisfunctionaliteit, enkele geavanceerde functies en een bepaalde mate van aanpassingsmogelijkheden. Denk aan:

Standaard toetsenblok
Volume aanpassen
Luidspreker
Toetsen voor opnieuw bellen, doorverbinden, wachtstand, dempen en voicemail
Headsettoets voor automatisch wisselen tussen apparaten
Menu-/navigatietoetsen voor configuratie van instellingen (geluid, doorschakelen, tijd en datum, weergave enz.)
Toegang tot een bedrijfstelefoonboek
BLF-toetsen
Ingebouwde WiFi en Bluetooth
USB-poort

Geavanceerdere SIP-toestellen bieden ook opties voor geïntegreerde videoconferencing en het delen van content.

Hoe kiest u een VoIP-telefoon?

Voor de meeste bedrijven werkt een combinatie van softphones en fysieke toestellen het beste. Bij 3CX raden we beide aan, omdat onze softphones en mobiele app gratis zijn. Vraag u bij het bepalen of een fysieke telefoon nodig is, af of uw medewerkers het prettiger vinden om te werken met een IP-telefoon, en of dat ook past bij hun functie. Callcentermedewerkers hebben wellicht liever een fysiek toestel, maar zullen waarschijnlijk een headset gebruiken. Kies dus een IP-telefoon met ingebouwde Bluetooth-functionaliteit of USB-poorten, zodat ze een naadloze verbinding tot stand kunnen brengen. Bovendien kunnen medewerkers eenvoudiger in hun thuiskantoor werken met een softphone, zonder de noodzaak van een fysiek toestel.

Is de fabrikant en/of het model compatibel met uw communicatiesysteem? De meeste IP-telefoons zijn handmatig te configureren, maar moderne softwareoplossingen zoals 3CX bieden plug&play waardoor de configuratie een stuk eenvoudiger wordt. Bekijk de met 3CX compatibele toestellen hier.
Welke functies hebt u nodig? De meeste medewerkers hebben genoeg aan een standaard, betaalbare IP-telefoon. Leidinggevenden en directie hebben wellicht meer aan een geavanceerdere VoIP-telefoon, waarmee ze tijd kunnen besparen en effectiever kunnen communiceren.
Is uw gekozen VoIP-telefoon toekomstbestendig? Denkt u erover tweedehands toestellen aan te schaffen, controleer dan of ze tot de nieuwe generatie behoren en of u er met de nodige software-updates nog lange tijd mee kunt werken.
Hebt u een conferentie-oplossing nodig? Er zijn diverse modellen die hier speciaal voor zijn ontworpen. Het is slim er ten minste één aan te schaffen voor elke ruimte waarin u conference calls wilt houden.